Pengelolaan Pengetahuan
 |
| istockphoto.com |
Tulisan ini di buat sebagai tugas mata kuliah Sistem dan Teknologi Informasi Nama : Nahla NajahPembimbing Tugas : Rinda Cahyana, S.T., M.T..
A. Pendahuluan
Pengetahuan (knowledge) diakui sebagai aset intelektual atau informasi dalam tindakan (information in action) yang bersifat kontekstual, relevan, dan dapat diamalkan (actionable). Pengetahuan terdiri dari data dan/atau informasi yang telah diorganisasi dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman, pembelajaran akumulatif, dan keahlian, yang berlaku untuk masalah atau aktivitas bisnis saat ini. Dalam perekonomian berbasis informasi, aset tak berwujud seperti pengetahuan adalah komponen yang penting untuk nilai pasar suatu perusahaan.
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management - KM) atau Pengelolaan Pengetahuan didefinisikan sebagai sekumpulan proses bisnis yang dibangun di dalam organisasi untuk membuat, menyimpan, mengirim, dan menerapkan pengetahuan. Secara umum, KM berkaitan dengan pengorganisasian dan pembagian beragam bentuk informasi bisnis yang diciptakan dalam suatu organisasi. Tujuan KM adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya. Sistem informasi yang digunakan untuk mensistematisasi, meningkatkan, dan mempercepat manajemen pengetahuan intra- dan antar-perusahaan dikenal sebagai Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Systems - KMSs). Kemampuan suatu organisasi untuk belajar lebih cepat daripada pesaing sering dianggap sebagai satu-satunya keunggulan kompetitif yang berkelanjutan (lasting competitive advantage).
Pengetahuan (knowledge) diakui sebagai aset intelektual atau informasi dalam tindakan (information in action) yang bersifat kontekstual, relevan, dan dapat diamalkan (actionable). Pengetahuan terdiri dari data dan/atau informasi yang telah diorganisasi dan diproses untuk menyampaikan pemahaman, pengalaman, pembelajaran akumulatif, dan keahlian, yang berlaku untuk masalah atau aktivitas bisnis saat ini. Dalam perekonomian berbasis informasi, aset tak berwujud seperti pengetahuan adalah komponen yang penting untuk nilai pasar suatu perusahaan.
Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management - KM) atau Pengelolaan Pengetahuan didefinisikan sebagai sekumpulan proses bisnis yang dibangun di dalam organisasi untuk membuat, menyimpan, mengirim, dan menerapkan pengetahuan. Secara umum, KM berkaitan dengan pengorganisasian dan pembagian beragam bentuk informasi bisnis yang diciptakan dalam suatu organisasi. Tujuan KM adalah untuk meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan ke dalam proses bisnisnya. Sistem informasi yang digunakan untuk mensistematisasi, meningkatkan, dan mempercepat manajemen pengetahuan intra- dan antar-perusahaan dikenal sebagai Sistem Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management Systems - KMSs). Kemampuan suatu organisasi untuk belajar lebih cepat daripada pesaing sering dianggap sebagai satu-satunya keunggulan kompetitif yang berkelanjutan (lasting competitive advantage).
B. Pembahasan
1. Dimensi Penting Pengetahuan
Dalam manajemen pengetahuan, organisasi perlu membedakan dan mengelola dua jenis pengetahuan utama:
- Pengetahuan Tersurat (Explicit Knowledge): Ini adalah pengetahuan yang lebih objektif, rasional, dan teknis. Pengetahuan ini telah didokumentasikan dalam bentuk yang dapat didistribusikan atau diubah bentuknya ke dalam proses atau strategi, misalnya laporan sebagai luaran sistem informasi. Pengetahuan eksplisit meliputi data, dokumen, dan hal-hal yang ditulis atau disimpan di komputer.
- Pengetahuan Tersirat (Tacit Knowledge): Ini adalah simpanan kumulatif dari pembelajaran subjektif atau eksperimental, seperti misalnya sekumpulan keahlian. Pengetahuan ini bersifat sangat personal dan sulit untuk diformalisasi. Pengetahuan tersirat seringkali merupakan informasi yang paling penting dalam organisasi.
KMSs dirancang untuk mendukung penciptaan, pengorganisasian, dan penyebaran pengetahuan bisnis dengan mengintegrasikan kedua jenis pengetahuan ini. Namun, KM menghadapi tantangan karena pengguna sering enggan untuk berbagi know-how (pengetahuan tersirat) mereka.
Dalam manajemen pengetahuan, organisasi perlu membedakan dan mengelola dua jenis pengetahuan utama:
- Pengetahuan Tersurat (Explicit Knowledge): Ini adalah pengetahuan yang lebih objektif, rasional, dan teknis. Pengetahuan ini telah didokumentasikan dalam bentuk yang dapat didistribusikan atau diubah bentuknya ke dalam proses atau strategi, misalnya laporan sebagai luaran sistem informasi. Pengetahuan eksplisit meliputi data, dokumen, dan hal-hal yang ditulis atau disimpan di komputer.
- Pengetahuan Tersirat (Tacit Knowledge): Ini adalah simpanan kumulatif dari pembelajaran subjektif atau eksperimental, seperti misalnya sekumpulan keahlian. Pengetahuan ini bersifat sangat personal dan sulit untuk diformalisasi. Pengetahuan tersirat seringkali merupakan informasi yang paling penting dalam organisasi.
KMSs dirancang untuk mendukung penciptaan, pengorganisasian, dan penyebaran pengetahuan bisnis dengan mengintegrasikan kedua jenis pengetahuan ini. Namun, KM menghadapi tantangan karena pengguna sering enggan untuk berbagi know-how (pengetahuan tersirat) mereka.
2. Rantai Nilai Manajemen Pengetahuan (Daur Hidup KMS)
KM melibatkan serangkaian kegiatan nilai tambah yang mengubah data dan informasi mentah menjadi pengetahuan yang dapat digunakan. Daur Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan terdiri dari enam langkah:
- Membuat (Create) pengetahuan: Aktivitas ini melibatkan penentuan cara baru untuk melakukan sesuatu atau membangun pengetahuan tentang cara (know-how).
- Menangkap (Capture) pengetahuan: Mengidentifikasi pengetahuan baru yang bernilai yang disajikan dalam cara yang dapat dijelaskan.
- Menyaring (Refine) pengetahuan: Menempatkan pengetahuan sesuai konteksnya sehingga dapat diamalkan (actionable). Ini adalah tahap di mana kualitas wawasan manusia ditangkap bersama dengan fakta eksplisit.
- Menyimpan (Store) pengetahuan: Menyimpan pengetahuan berguna ke dalam repositori (repository) yang dapat diakses.
- Mengelola (Manage) pengetahuan: Meninjau relevansi dan akurasi pengetahuan secara berkala.
- Menyebarkan (Disseminate) pengetahuan: Menyediakan pengetahuan bagi siapa pun dalam organisasi, di mana saja dan kapan saja.
KM melibatkan serangkaian kegiatan nilai tambah yang mengubah data dan informasi mentah menjadi pengetahuan yang dapat digunakan. Daur Hidup Sistem Manajemen Pengetahuan terdiri dari enam langkah:
- Membuat (Create) pengetahuan: Aktivitas ini melibatkan penentuan cara baru untuk melakukan sesuatu atau membangun pengetahuan tentang cara (know-how).
- Menangkap (Capture) pengetahuan: Mengidentifikasi pengetahuan baru yang bernilai yang disajikan dalam cara yang dapat dijelaskan.
- Menyaring (Refine) pengetahuan: Menempatkan pengetahuan sesuai konteksnya sehingga dapat diamalkan (actionable). Ini adalah tahap di mana kualitas wawasan manusia ditangkap bersama dengan fakta eksplisit.
- Menyimpan (Store) pengetahuan: Menyimpan pengetahuan berguna ke dalam repositori (repository) yang dapat diakses.
- Mengelola (Manage) pengetahuan: Meninjau relevansi dan akurasi pengetahuan secara berkala.
- Menyebarkan (Disseminate) pengetahuan: Menyediakan pengetahuan bagi siapa pun dalam organisasi, di mana saja dan kapan saja.
3. Jenis-Jenis Sistem Manajemen Pengetahuan (KMS)
KMS di seluruh perusahaan (enterprise-wide) bertujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan konten digital dan pengetahuan di seluruh organisasi:
- Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (Enterprise Content Management Systems - ECM): Memiliki kemampuan untuk menangkap, menyimpan, mengambil, mendistribusikan, dan melestarikan pengetahuan untuk kepentingan peningkatan proses bisnis dan keputusan perusahaan. Di dalamnya termasuk Digital Assets Management System yang membantu perusahaan mengklasifikasi, menyimpan, dan mendistribusikan objek digital, seperti foto atau konten audio-visual.
- Sistem Jaringan Pengetahuan (Knowledge Network Systems): Sistem yang menyediakan direktori online dari ahli perusahaan dan profilnya, dengan rincian meliputi pengalaman kerja, proyek, publikasi, dan jenjang pendidikan. Contoh dari sistem ini adalah LinkedIN.
- Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management Systems - LMS): Menyediakan pekakas pengelolaan, pengiriman, penelusuran, dan penilaian beragam jenis pembelajaran dan pelatihan pegawai. Contoh LMS yang disebutkan adalah Google Classroom.
- Alat Kolaborasi Sosial: KM juga memanfaatkan alat-alat sosial, seperti Social Bookmarking, yang memudahkan pencarian dan berbagi informasi dengan mengizinkan penggunanya untuk menyimpan bookmarks dan memberi tag dengan kata kunci. Contoh platformnya meliputi Twitter dan Pinterest.
KMS di seluruh perusahaan (enterprise-wide) bertujuan untuk mengumpulkan, menyimpan, mendistribusikan, dan menerapkan konten digital dan pengetahuan di seluruh organisasi:
- Sistem Pengelolaan Konten Perusahaan (Enterprise Content Management Systems - ECM): Memiliki kemampuan untuk menangkap, menyimpan, mengambil, mendistribusikan, dan melestarikan pengetahuan untuk kepentingan peningkatan proses bisnis dan keputusan perusahaan. Di dalamnya termasuk Digital Assets Management System yang membantu perusahaan mengklasifikasi, menyimpan, dan mendistribusikan objek digital, seperti foto atau konten audio-visual.
- Sistem Jaringan Pengetahuan (Knowledge Network Systems): Sistem yang menyediakan direktori online dari ahli perusahaan dan profilnya, dengan rincian meliputi pengalaman kerja, proyek, publikasi, dan jenjang pendidikan. Contoh dari sistem ini adalah LinkedIN.
- Sistem Manajemen Pembelajaran (Learning Management Systems - LMS): Menyediakan pekakas pengelolaan, pengiriman, penelusuran, dan penilaian beragam jenis pembelajaran dan pelatihan pegawai. Contoh LMS yang disebutkan adalah Google Classroom.
- Alat Kolaborasi Sosial: KM juga memanfaatkan alat-alat sosial, seperti Social Bookmarking, yang memudahkan pencarian dan berbagi informasi dengan mengizinkan penggunanya untuk menyimpan bookmarks dan memberi tag dengan kata kunci. Contoh platformnya meliputi Twitter dan Pinterest.
4. Nilai Strategis dan Tantangan KM
Sistem KMS berperan penting dalam membantu perusahaan menjadi organisasi pembelajar (learning organization). Organisasi pembelajar secara konsisten menciptakan pengetahuan bisnis baru, menyebarkannya secara luas, dan dengan cepat membangun pengetahuan baru tersebut ke dalam produk dan layanan mereka.
KM juga memiliki hubungan erat dengan inisiatif strategis seperti Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering - BPR), di mana proses bisnis perlu dirancang ulang secara radikal untuk menurunkan biaya dan meningkatkan kualitas agar menjadi lebih kompetitif dengan teknologi informasi.
Namun, kesuksesan KMS bergantung pada budaya manajemen yang memberi penghargaan kepada karyawan yang menambahkan keahlian mereka ke basis pengetahuan. Jika budaya ini tidak ada, KMS akan gagal mencapai potensi penuhnya.
Sistem KMS berperan penting dalam membantu perusahaan menjadi organisasi pembelajar (learning organization). Organisasi pembelajar secara konsisten menciptakan pengetahuan bisnis baru, menyebarkannya secara luas, dan dengan cepat membangun pengetahuan baru tersebut ke dalam produk dan layanan mereka.
KM juga memiliki hubungan erat dengan inisiatif strategis seperti Rekayasa Ulang Proses Bisnis (Business Process Reengineering - BPR), di mana proses bisnis perlu dirancang ulang secara radikal untuk menurunkan biaya dan meningkatkan kualitas agar menjadi lebih kompetitif dengan teknologi informasi.
Namun, kesuksesan KMS bergantung pada budaya manajemen yang memberi penghargaan kepada karyawan yang menambahkan keahlian mereka ke basis pengetahuan. Jika budaya ini tidak ada, KMS akan gagal mencapai potensi penuhnya.
C. Kesimpulan
Manajemen Pengetahuan adalah sekumpulan proses strategis yang sangat penting yang memungkinkan organisasi mengubah data dan informasi menjadi pengetahuan yang dapat ditindaklanjuti dan dikelola sebagai aset intelektual. KM mengelola pengetahuan tersurat dan tersirat melalui daur hidup yang ketat (Menciptakan, Menangkap, Menyaring, Menyimpan, Mengelola, Menyebarkan). Implementasi KMS, seperti ECM dan Sistem Jaringan Pengetahuan, mendukung pembelajaran organisasi dan inovasi, menjadikannya pilar kunci dalam mencapai dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
DAFTAR PUSTAKA
Manajemen Pengetahuan adalah sekumpulan proses strategis yang sangat penting yang memungkinkan organisasi mengubah data dan informasi menjadi pengetahuan yang dapat ditindaklanjuti dan dikelola sebagai aset intelektual. KM mengelola pengetahuan tersurat dan tersirat melalui daur hidup yang ketat (Menciptakan, Menangkap, Menyaring, Menyimpan, Mengelola, Menyebarkan). Implementasi KMS, seperti ECM dan Sistem Jaringan Pengetahuan, mendukung pembelajaran organisasi dan inovasi, menjadikannya pilar kunci dalam mencapai dan mempertahankan keunggulan kompetitif.
DAFTAR PUSTAKA
Cahyana, R. (2020). 07 Pengelolaan Pengetahuan. Hak Cipta Rinda Cahyana.
Cahyana, R. (2013). Aktivitas dan Kompetensi Relawan Teknologi Informasi dan Komunikasi. CV Insan Akademika.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2014). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (13th ed.). Pearson Education Limited.
O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2005). Management Information System (8th ed.). McGraw Hill.
Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2009). Introduction to Information Systems (3rd ed.). John Wiley & Sons, Inc.
Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2011). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers & Communication: Complete Version (9th ed.). McGraw-Hill Companies, Inc.
Cahyana, R. (2020). 07 Pengelolaan Pengetahuan. Hak Cipta Rinda Cahyana.
Cahyana, R. (2013). Aktivitas dan Kompetensi Relawan Teknologi Informasi dan Komunikasi. CV Insan Akademika.
Laudon, K. C., & Laudon, J. P. (2014). Management Information Systems: Managing the Digital Firm (13th ed.). Pearson Education Limited.
O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. (2005). Management Information System (8th ed.). McGraw Hill.
Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2009). Introduction to Information Systems (3rd ed.). John Wiley & Sons, Inc.
Williams, B. K., & Sawyer, S. C. (2011). Using Information Technology: A Practical Introduction to Computers & Communication: Complete Version (9th ed.). McGraw-Hill Companies, Inc.
.jpg)
Komentar
Posting Komentar