INTRODUCTION TO BPMN AND BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

istockphoto.com

Tulisan ini di buat untuk memenuhi tugas hasil membaca saya dengan mata kuliah Sistem dan Teknologi Informasi 

Nama                          : Nahla Najah

Pembimbing Tugas     : Rinda Cahyana, S.T., M.T.

English Version

A. The Purpose and Strategic Context of BPMN

BPMN stands for Business Process Modeling Notation and is the new standard established by the Business Process Management Initiative (BPMI) for modeling both business processes and web service processes. BPMN is a fundamental enabler of Business Process Management (BPM), an initiative focused on managing change to improve business processes. Historically, process modeling suffered from a lack of complete standards and a lifecycle to guide execution, leading to mixed success with previous techniques. BPMN was specifically designed to unify disparate disciplines such as Process Modeling, Simulation, Workflow, Enterprise Application Integration (EAI), and Business-to-Business (B2B) integration into a single, cohesive standard.

The primary goal of BPMN is to provide a standardized notation that is easily understandable by all business users, including business analysts creating initial drafts and technical developers implementing the technology. A secondary, crucial goal is to serve as a visual common language for XML languages used for process execution, such as BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services) and BPML (Business Process Modeling Language). BPMI has developed three core standards to facilitate BPM: BPMN (for modeling), BPML (as the standard execution language), and Business Process Query Language (BPQL) (as a standard management interface).

B. The Core Structure of the Business Process Diagram (BPD)

BPMN defines a single diagram, the Business Process Diagram (BPD), which is based on a flowcharting technique. It is designed to be simple for non-technical users while also providing the necessary expressiveness to model complex processes. The graphical elements are organized into four basic categories: Flow Objects, Connecting Objects, Swimlanes, and Artifacts.

1. Flow Objects: These are the three core elements that form the skeletal structure of the process:

    ◦ Events: Represented by a circle, an Event is something that "happens" that starts, occurs during, or ends a process flow. For complexity, trigger types (like Message, Timer, Rule, or Exception) can be specified via internal icons, which introduce modeling constraints (e.g., a Timer cannot be an End Event).

    ◦ Activities/Processes: Represented by a rounded rectangle, these signify the work being performed. A process can be decomposed into sub-processes (indicated by a '+' marker). The lowest level process that is not further decomposed is called a Task.

    ◦ Gateways: Used to model decision points, merges, forks, and joins. A Gateway acts like a question asked in the flow, determining the path taken based on defined conditions or events. Key types include the Exclusive Decision (XOR), which allows only one outgoing path, and the Parallel Forking (AND), which requires all outgoing flows to be taken simultaneously.

2. Connecting Objects: These link the Flow Objects:

     ◦ Sequence Flow: A solid line showing the order of execution within a single Pool or organization.

  ◦Message Flow: A dashed line used to model the passing of messages between different Pools/Participants (essential for B2B modeling).

     ◦ Association: A dotted line used to link data, text, and other Artifacts to flow objects.

3. Swimlanes: Used to organize activities based on participants or responsibilities:

    ◦ Pool: Represents a Participant, typically an organization, but can also represent an application or function. Activities within separate Pools are considered self-contained Processes, and Sequence Flow cannot cross Pool boundaries.

    ◦ Lane: A sub-partition within a Pool, typically representing a department or role. Sequence Flow is permitted to cross Lane boundaries within the same Pool.

4. Artifacts: Elements that provide additional context or information without altering the Sequence Flow:

    ◦ Data Objects: Show how data is required or produced by activities. The state of the data object can be indicated in brackets.

    ◦ Annotations: Provide extra text information to describe nuances of any model element.

C. B2B Modeling, Execution, and Standards Alignment

BPMN was specifically created to handle B2B (Business-to-Business) and B2C message exchange, augmenting the traditional Sequence Flow with the Message Flow line. When modeling interactions between organizations, the BPD can model Collaborative (Public) B2B Processes (showing visible interactions) or Internal (Private) Business Processes (focused on a single entity's non-public activities). External Participants (Pools) can be modeled as a 'black box' (showing only message exchange) or a 'white box' (showing internal details).

The foundation of BPMN is a solid mathematical foundation specifically the Pi-Calculus branch of Process Calculi. This mathematical rigor is crucial because it allows BPMN diagrams to be mapped directly to executable business process languages like BPML or BPEL4WS for immediate execution. This mapping helps close the historical modeling technical gap. Executable processes are run, controlled, and orchestrated on a Business Process Management System (BPMS). BPMN is the first stage in the four-stage cycle of making web services work: Design (BPMN), Simulate (for efficiency), Publish (using an execution language), and Orchestrate (BPMS).

BPMN offers advantages over the Unified Modeling Language (UML) for business modeling. BPMN takes a more natural and intuitive process-centric approach, modeling control and message flows first. UML, in contrast, takes an object-oriented approach and is primarily targeted at system architects. Crucially, UML lacks the explicit execution meta-model and mathematical foundation necessary for direct mapping to business execution languages, unlike BPMN. However, BPMN and UML are expected to coexist, with BPMN serving as an effective business analysis front-end for subsequent systems development using UML.

D. Conclusion

In conclusion, BPMN is successfully positioned as the standard for modeling business processes and web services because it was specifically engineered to bridge the communication gap between business users and technical implementation technologies. The notation achieves its goals by providing a visually intuitive, process-centric language (the BPD) that is simultaneously underpinned by the rigor of a mathematical foundation (Pi-Calculus). This mathematical basis is crucial, as it enables the direct mapping of BPMN diagrams to executable languages like BPML and BPEL4WS, ensuring process designs can be reliably run and managed on a Business Process Management System (BPMS). While BPMN offers clear advantages over the object-oriented approach of UML for business analysis, both standards are anticipated to coexist, with BPMN providing the essential business-modeling front-end. Ultimately, the adoption of BPMN is essential for standardizing communication, aligning business needs with IT architectures, and enabling organizations to understand, design, simulate, and rapidly implement changes to their enterprise architecture with greater control and safety.

Versi Bahasa Indonesia

A. Tujuan dan Konteks Strategis BPMN

BPMN adalah singkatan dari Business Process Modeling Notation dan merupakan standar baru yang ditetapkan oleh Business Process Management Initiative (BPMI) untuk memodelkan proses bisnis dan proses layanan web. BPMN adalah pendorong inti dari inisiatif yang lebih luas yang dikenal sebagai Business Process Management (BPM), yang berfokus pada pengelolaan perubahan untuk meningkatkan proses bisnis. Secara historis, pemodelan proses seringkali hanya berhasil sebagian karena kurangnya standar dan siklus hidup lengkap untuk memandu eksekusi. BPMN secara khusus dikembangkan untuk menyatukan disiplin ilmu yang berbeda seperti Pemodelan Proses, Simulasi, Workflow, Integrasi Aplikasi Perusahaan (EAI), dan integrasi Business-to-Business (B2B) menjadi satu standar tunggal yang kohesif.

Tujuan utama BPMN adalah menyediakan notasi terstandardisasi yang mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, termasuk analis bisnis yang membuat draf awal dan pengembang teknis yang bertanggung jawab mengimplementasikan teknologi. Tujuan sekunder yang sama pentingnya adalah berfungsi sebagai bahasa visual umum untuk bahasa XML yang digunakan untuk eksekusi proses, seperti BPEL4WS (Business Process Execution Language for Web Services) dan BPML (Business Process Modeling Language). BPMI telah mengembangkan tiga standar inti untuk memfasilitasi BPM: BPMN (untuk pemodelan), BPML (sebagai bahasa eksekusi standar), dan Business Process Query Language (BPQL) (sebagai antarmuka manajemen standar).

B. Struktur Inti Diagram Proses Bisnis (BPD)

BPMN mendefinisikan satu diagram tunggal, yang disebut Diagram Proses Bisnis (BPD), yang didasarkan pada teknik flowcharting. Diagram ini dirancang agar sederhana bagi pengguna non-teknis, namun juga menyediakan kemampuan ekspresif yang diperlukan untuk memodelkan proses kompleks. Elemen-elemen grafisnya dikelompokkan menjadi empat kategori dasar: Objek Aliran (Flow Objects), Objek Penghubung (Connecting Objects), Jalur Renang (Swimlanes), dan Artefak (Artifacts).

1. Objek Aliran (Flow Objects): Ini adalah tiga elemen inti yang membentuk kerangka proses:

    ◦ Peristiwa (Events): Direpresentasikan dengan lingkaran, Peristiwa adalah sesuatu yang "terjadi" yang memulai, terjadi selama, atau mengakhiri alur proses. Untuk kompleksitas, tipe pemicu (seperti Pesan, Timer, Aturan, atau Pengecualian) dapat ditentukan melalui ikon internal, yang memperkenalkan batasan pemodelan (misalnya, Timer tidak dapat menjadi Peristiwa Akhir).

    ◦ Aktivitas/Proses (Activities/Processes): Direpresentasikan dengan persegi panjang membulat, ini menandakan pekerjaan yang dilakukan. Suatu proses dapat diuraikan (decomposed) menjadi sub-proses (ditunjukkan dengan penanda '+'). Proses tingkat terendah yang tidak diuraikan lebih lanjut disebut Tugas (Task).

    ◦ Gerbang (Gateways): Digunakan untuk memodelkan titik keputusan, penggabungan, percabangan, dan penyatuan alur proses. Gateway bertindak seperti pertanyaan yang diajukan dalam alur, menentukan jalur yang diambil berdasarkan kondisi atau peristiwa yang ditetapkan. Tipe utama termasuk Keputusan Eksklusif (XOR), yang hanya mengizinkan satu jalur keluar, dan Pencabangan Paralel (AND), yang mengharuskan semua alur keluar diambil secara bersamaan.

2. Objek Penghubung (Connecting Objects): Ini menghubungkan Objek Aliran:

    ◦ Alur Urutan (Sequence Flow): Garis padat yang menunjukkan urutan eksekusi di dalam satu Kolam atau organisasi.

    ◦ Alur Pesan (Message Flow): Garis putus-putus yang digunakan untuk memodelkan pengiriman pesan antar Kolam/Partisipan yang berbeda (penting untuk pemodelan B2B).

    ◦ Asosiasi (Association): Garis putus-putus yang digunakan untuk menghubungkan data, teks, dan Artefak lainnya dengan objek aliran.

3. Jalur Renang (Swimlanes): Digunakan untuk mengatur aktivitas berdasarkan partisipan atau tanggung jawab:

    ◦ Kolam (Pool): Mewakili Partisipan, biasanya organisasi, tetapi juga dapat mewakili aplikasi atau fungsi. Aktivitas di dalam Kolam terpisah dianggap sebagai Proses yang mandiri, dan Alur Urutan tidak boleh melintasi batas Kolam.

    ◦ Jalur (Lane): Sub-partisi di dalam Kolam, biasanya mewakili departemen atau peran. Alur Urutan diizinkan melintasi batas Jalur dalam Kolam yang sama.

4. Artefak (Artifacts): Elemen yang memberikan konteks atau informasi tambahan tanpa mengubah Alur Urutan:

    ◦ Objek Data (Data Objects): Menunjukkan bagaimana data dibutuhkan atau dihasilkan oleh aktivitas,. Status objek data dapat ditunjukkan dalam tanda kurung.

    ◦ Anotasi (Annotations): Menyediakan informasi teks tambahan untuk menjelaskan nuansa elemen model apa pun.

C. Pemodelan B2B, Eksekusi, dan Keselarasan Standar

BPMN secara khusus dibuat untuk menangani pertukaran pesan B2B (Business-to-Business) dan B2C (Business-to-Consumer), melengkapi Alur Urutan tradisional dengan garis Alur Pesan. Saat memodelkan interaksi antar organisasi, BPD dapat memodelkan Proses B2B Kolaboratif (Publik) (menunjukkan interaksi yang terlihat) atau Proses Bisnis Internal (Privat) (berfokus pada aktivitas non-publik entitas tunggal). Partisipan eksternal (Kolam) dapat dimodelkan sebagai 'kotak hitam' (black box) (hanya menunjukkan pertukaran pesan) atau 'kotak putih' (white box) (menunjukkan detail internal).

Landasan BPMN adalah landasan matematis yang kuat khususnya cabang Pi-Calculus dari Process Calculi. Ketelitian matematis ini sangat penting karena memungkinkan diagram BPMN dipetakan secara langsung ke bahasa eksekusi proses bisnis seperti BPML atau BPEL4WS untuk eksekusi segera,. Pemetaan ini membantu menutup kesenjangan teknis pemodelan yang bersejarah. Proses yang dapat dieksekusi dijalankan, dikontrol, dan diorkestrasi pada Sistem Manajemen Proses Bisnis (BPMS). BPMN adalah tahap pertama dalam siklus empat tahap untuk membuat layanan web berfungsi: Desain (BPMN), Simulasi (untuk efisiensi), Publikasi (menggunakan bahasa eksekusi), dan Orkestrasi (BPMS).

BPMN menawarkan keuntungan dibandingkan Unified Modeling Language (UML) untuk pemodelan bisnis. BPMN mengambil pendekatan berpusat pada proses (process-centric) yang lebih alami dan intuitif, memodelkan alur kontrol dan pesan terlebih dahulu. Sebaliknya, UML mengambil pendekatan berorientasi objek dan terutama ditujukan untuk arsitek sistem. Yang paling penting, UML tidak memiliki meta-model eksekusi eksplisit dan landasan matematis yang diperlukan untuk pemetaan langsung ke bahasa eksekusi bisnis, tidak seperti BPMN. Namun, BPMN dan UML diharapkan dapat hidup berdampingan, dengan BPMN berfungsi sebagai ujung depan analisis bisnis yang efektif untuk pengembangan sistem selanjutnya menggunakan UML.

D. Kesimpulan

Kesimpulannya, BPMN berhasil diposisikan sebagai standar untuk memodelkan proses bisnis dan layanan web karena dirancang secara khusus untuk menjembatani kesenjangan komunikasi antara pengguna bisnis dan teknologi implementasi teknis. Notasi ini mencapai tujuannya dengan menyediakan bahasa yang intuitif secara visual dan berpusat pada proses (process-centric) (BPD), yang pada saat yang sama didukung oleh ketelitian landasan matematika (Pi-Calculus). Landasan matematis ini sangat penting, karena memungkinkan pemetaan langsung diagram BPMN ke bahasa yang dapat dieksekusi seperti BPML dan BPEL4WS, memastikan desain proses dapat dijalankan dan dikelola dengan andal pada Sistem Manajemen Proses Bisnis (BPMS). Meskipun BPMN menawarkan keunggulan yang jelas dibandingkan pendekatan berorientasi objek UML untuk analisis bisnis, kedua standar tersebut diperkirakan akan hidup berdampingan, dengan BPMN menyediakan ujung depan pemodelan bisnis yang penting. Pada akhirnya, adopsi BPMN sangat penting untuk standarisasi komunikasi, menyelaraskan kebutuhan bisnis dengan arsitektur IT, dan memungkinkan organisasi untuk memahami, merancang, menyimulasikan, dan dengan cepat mengimplementasikan perubahan pada arsitektur perusahaan mereka dengan kontrol dan keamanan yang lebih besar.